Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp​ chi tiết

Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp​ là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với đơn vị mới thành lập. Trong bài viết này, hãy cùng Thao & Co. tìm hiểu trình tự, hồ sơ chi tiết để thực hiện thủ tục này được chính xác, nhanh chóng. 

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là gì?

Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động lần đầu tiên. Đây là thủ tục bắt buộc cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.

ℹ️ Lưu ý: Nếu công ty mới thành lập và chưa có lao động ngay lập tức thì thời hạn 30 ngày được tính từ ngày có lao động phát sinh. Cụ thể là ngày bắt đầu làm việc trên hợp đồng lao động.

Sau đây là một số mục đích chính của việc đăng ký BHXH lần đầu: 

1. + Đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm xã hội như hưu trí, ốm đau, thai sản, thất nghiệp, tai nạn lao động,… cho người lao động
2. + Là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính
3. + Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về người lao động đồng thời xác minh các chế độ bảo hiểm trong quá trình nhân viên làm việc tại công ty

🔎 Đọc thêm: Luật lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Việc đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các văn bản pháp lý sau: 

1. ➤ Điều 2 và điều 86 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2018)
2. ➤ Nghị định 115/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục, mức đóng, chế độ bảo hiểm và quy định đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp 
3. ➤ Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH (sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 28/2018/TT-BLĐTBXH) quy định chi tiết về thủ tục đăng ký BHXH cho doanh nghiệp
4. ➤ Nghị định 95/2013/NĐ-CP quy định các mức xử phạt hành chính cho doanh nghiệp đối với hành vi không thực hiện đủ nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người lao động

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp cần những gì?

Sau đây là những giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để tiến hành đăng ký BHXH lần đầu: 

1. • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
2. • Danh sách người tham gia BHXH theo mẫu D02-LT
3. • Tờ khai tham gia BHXH theo mẫu TK3-TS
4. • Quyết định thành lập doanh nghiệp (nếu có)
5. • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê đất (nếu có)
6. • CCCD của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
7. • Mẫu giấy ủy quyền (nếu người đại diện ủy quyền cho người khác tiến hành thủ tục)
8. • Đối với công ty TNHH hoặc cổ phần, cung cấp thêm biên bản họp của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên 

Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp chi tiết

Sau đây là quy trình các bước tiến hành đăng ký BHXH lần đầu cho công ty.

Bước 1: Điền tờ khai mẫu TK3-TS với các mục sau

Mục 1: Thông tin doanh nghiệp

1. + Mã số thuế
2. + Tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
3. + Địa chỉ trụ sở chính theo định dạng số nhà, phố, quận, thành phố, tỉnh
4. + Số điện thoại liên hệ 
5. + Số fax (nếu có)
6. + Email liên hệ 

Mục 2: Thông tin người đại diện doanh nghiệp 

1. + Họ tên người đại diện theo pháp luật
2. + Chức vụ người đại diện (Tổng giám đốc, giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị,…)
3. + Số CCCD/hộ chiếu của người đại diện
4. + Nơi cấp, ngày cấp CCCD
5. + Số điện thoại người đại diện

Mục 3: Thông tin người lao động tham gia BHXH

1. + Số CCCD/Hộ chiếu của từng người lao động tham gia BHXH
2. + Họ tên của từng người lao động 
3. + Giới tính của người lao động
4. + Dân tộc của người lao động
5. + Quốc tịch của người lao động
6. + Mã số BHXH của người lao động (nếu có)
7. + Thông tin hợp đồng lao động, mức đóng BHXH
8. + Số hợp đồng lao động (nếu có)
9. + Ngày hợp đồng có hiệu lực 
10. + Loại hợp đồng lao động (Có thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc, thời vụ,…)
11. + Mức lương đóng BHXH (lương cơ bản, lương thưởng,…)
12. + Thông tin về bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp
    1. ✅ Tích chọn bảo hiểm y tế nếu người lao động tham gia BHYT theo chế độ BHXH
    2. ✅ Tích chọn bảo hiểm thất nghiệp nếu người lao động tham gia BHTN.

Mục 4: Ký tên

1. + Đại diện doanh nghiệp ký và ghi rõ họ tên
2. + Điền ngày, tháng năm làm tờ khai 
3. + Đóng dấu doanh nghiệp (nếu có)

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Tờ khai và các giấy tờ khác trong hồ sơ như đã liệt kê bên trên sẽ được nộp về cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Cơ quan chức năng tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ và trả mã số BHXH cho doanh nghiệp cũng như cho người lao động nếu hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy tờ xác nhận tham gia BHXH cho từng người lao động, bao gồm mã số BHXH và các thông tin liên quan.

🔎 Đọc thêm: Cách tra cứu BHXH dễ dàng, nhanh chóng.

Bước 4: Định kỳ nộp tiền BHXH và báo cáo

Doanh nghiệp cần tiến hành nộp báo cáo lao động và đóng tiền BHXH hàng tháng cho cơ quan BHXH.

Hướng dẫn thủ tục tham gia BHXH lần đầu trực tuyến cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký BHXH lần đầu online để tiết kiệm thời gian theo các bước sau: 

1. Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam và tạo tài khoản.
   1. ➡︎ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
2. Bước 2: Bấm vào mục “Kê khai hồ sơ” để điền thông tin về doanh nghiệp và người lao động.
3. Bước 3: Tải lên các giấy tờ cần thiết: Hợp đồng lao động, danh sách lao động, CCCD của người lao động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,…
4. Bước 4: Ký hồ sơ bằng chữ ký số cá nhân hoặc tổ chức.
5. Bước 5: Đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để xuất trình giấy tờ tùy thân và nhận Giấy xác nhận đăng ký BHXH.

Lưu ý về thủ tục đăng ký BHXH cho doanh nghiệp mới​

Để phòng các rủi ro khiến quá trình đăng ký BHXH lần đầu bị gián đoạn, nguy cơ bị xử phạt hành chính lên đến 25 triệu đồng, quý vị cần lưu ý một số yếu tố sau: 

1. • Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu, khai báo trung thực, chính xác.
2. • Thực hiện thủ tục đăng ký BHXH cho doanh nghiệp mới thành lập trong 30 ngày, tính từ ngày có người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
3. • Cần đăng ký BHXH cho nhân viên ngay khi bắt đầu có hợp đồng lao động và cần đóng BHXH ngay từ tháng đầu tiên.
4. • Nếu có nhiều chi nhánh, đơn vị thành viên, cần đăng ký thêm hồ sơ ở từng địa phương mà chi nhánh hoạt động.
5. • Thường xuyên tra cứu nợ BHXH của doanh nghiệp để đảm bảo quá trình thanh toán được cập nhật chính xác và hạn chế các khoản nợ tồn đọng.

Doanh nghiệp có vốn nước ngoài có cần đăng ký BHXH không?

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cũng cần phải đăng ký BHXH cho người lao động khi phát sinh lao động có ký hợp đồng. Thủ tục tiến hành tương tự như đối với doanh nghiệp trong nước, bao gồm việc đăng ký mã số BHXH cho từng lao động và đóng BHXH theo quy định.

Nhìn chung, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu với nhiều giấy tờ và quy định phức tạp. Thủ tục này có thể khiến nhiều người nước ngoài mở công ty ở Việt Nam gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu và thực hiện. 

Vì vậy, quý vị có thể liên hệ đến công ty dịch thuật Thao & Co. để nhận tư vấn pháp lý và dịch thuật các giấy tờ, tài liệu cần thiết. Trong suốt nhiều năm qua, Thao & Co. là địa chỉ được đông đảo khách hàng lựa chọn bởi nhiều ưu điểm: 

1. 🧑🏼‍💼 Đội ngũ dịch giả chuyên môn cao, mang đến bản dịch chính xác, định dạng chuẩn chỉnh.
2. 🔁 Nhận dịch thuật đến 50+ ngôn ngữ trong lĩnh vực pháp lý, tài chính và nhiều hơn nữa.
3. 👩🏼‍💻 Chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu cơ quan chức năng.
4. ⏩ Dịch thuật công chứng nhanh chóng, đảm bảo giá trị pháp lý, tính hợp lệ cho giấy tờ.
5. 💎 Chi phí dịch vụ cạnh tranh, không phát sinh phí ẩn ngoài báo giá.
6. 🛡️ Nền tảng làm việc độc quyền giúp bảo mật thông tin, giao nhận file, cập nhật tiến độ dễ dàng.

Kết nối với Thao & Co. thông qua form Liên hệ để được tư vấn cụ thể về dịch vụ của chúng tôi.