Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ: Quy trình và Chi phí

Hoa Kỳ ngày một mở rộng việc giao lưu hợp tác với các quốc gia khác. Tuy nhiên, nếu các giấy tờ muốn đủ giá trị pháp lý sử dụng tại nước ngoài cần tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ.

Quy trình này nhìn chung khá phức tạp với nhiều yêu cầu. Cùng Thao & Co. tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ để làm gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình được tiến hành bởi Đại sứ quán/lãnh sự quán của quốc gia nơi tài liệu được sử dụng. Theo đó, cơ quan chức năng sẽ chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ.

Theo đó thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ (Mỹ) sẽ đảm bảo giá trị pháp lý cho:

1. ● Giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Mỹ
2. ● Hoặc, giấy tờ của Mỹ sử dụng tại quốc gia khác. 

Đây là bước cần thiết khi quốc gia còn lại không tham gia vào Công ước Hague về Apostille.

Tìm hiểu: Việt Nam có áp dụng Apostille không?

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ ở đâu?

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ sẽ được gửi và xét duyệt tại các địa chỉ sau:

1. Tại Việt Nam

Đại sứ quán Hoa Kỳ: Tầng 2, Tháp Vườn Hồng, số 170 phố Ngọc Khánh, Q. Ba Đình, Hà Nội.

Lãnh sự quán Hoa Kỳ: Số 04 đường Lê Duẩn, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ Thứ Hai đến thứ Năm:

1. ● Sáng từ 8:30 – 11:30
2. ● Chiều từ 13:00 – 15:30

Lưu ý: Đại sứ quán không làm việc vào các ngày lễ Việt Nam và Hoa Kỳ.

2. Tại Mỹ 

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (U.S. Department of State)

1. ● Địa chỉ: 2201 C Street NW, Washington, D.C. 20520
2. ● Website: https://www.state.gov/

Văn phòng hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ (Office of Authentications)

1. ● Email: [email protected]
2. ● Địa chỉ: 600 19th Street NW, Washington, D.C. 20006
3. ● Website: https://travel.state.gov/content/travel/en/replace-certify-docs/authenticate-your-document/office-of-authentications.html

Ngoài ra, nếu quý vị đang ở Mỹ, giấy tờ Việt Nam có thể chứng nhận lãnh sự tại:

Đại sứ quán Việt Nam tại Wasington: 1233 20th Street, NW, Suite 400, Washington, DC 20036.

Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco: 1700 California St, Suite 580 San Francisco, CA 94109.

Lưu ý: Thời gian làm việc từ 9:00 – 12:00 và 14:00 – 16:30 theo giờ Mỹ từ thứ Hai đến thứ Sáu. 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Mỹ

Dưới đây là quy trình các bước để sử dụng giấy tờ cấp bởi cơ quan chức năng Mỹ tại Việt Nam:

Bước 1: Xin chứng nhận của Bộ Ngoại giao Mỹ hoặc cơ quan lãnh sự Mỹ tại Việt Nam.

Quý vị có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau: 

1. Cách 1: Xin xác nhận qua email với hồ sơ gồm:
   • ● Tờ khai đề nghị chứng thực mẫu DS-4194
   • ● Giấy tờ, tài liệu cần xin cấp chứng nhận lãnh sự
   • ● Thông tin người nhận gồm số điện thoại, địa chỉ nếu muốn trả kết quả qua đường bưu điện

1. Cách 2: Xin xác nhận theo cuộc hẹn đã đặt lịch (chỉ áp dụng cho trường hợp khẩn, lý do chính đáng với đủ bằng chứng). Hồ sơ gồm:
   • ● Giấy tờ chứng minh trường hợp khẩn cấp: Xác nhận của bệnh viện, giấy chứng tử,…
   • ● Booking vé máy bay
   • ● Đơn đề nghị chứng thực mẫu DS-4194 
   • ● Các giấy tờ cần tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 2: Xin dấu chứng nhận lãnh sự Việt Nam.

Đương đơn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: 

1. ● Phiếu đề nghị cấp chứng nhận lãnh sự/đơn trình bày nguyện vọng
2. ● Bản chính hoặc bản chụp khi nộp qua bưu điện đối với giấy tờ tùy thân.
3. ● Bản gốc và bản sao tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự
4. ● Trong trường hợp trả kết quả qua bưu điện, cần đính kèm phong bì bên ngoài có các thông tin: địa chỉ, số điện thoại người nhận.

Sau đó, quý vị mang hồ sơ đến nộp tại một trong hai nơi:

1. ● Tại Hoa Kỳ: Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam
2. ● Tại Việt Nam: Bộ Ngoại giao Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM

Bước 3: Đợi kết quả xét duyệt tối đa trong vòng 5 ngày làm việc.

Bước 4: Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt.

Cách đặt lịch hẹn Lãnh sự quán Mỹ tại Việt Nam

Để nộp hồ sơ hợp pháp hóa tại lãnh sự quán Mỹ, đương đơn bắt buộc phải đặt hẹn trước. Để đặt lịch hẹn với Lãnh sự quán Mỹ ở Việt Nam, quý vị có thể làm theo 2 cách: 

1. ● Đặt lịch hẹn trực tuyến thông qua link: https://evisaforms.state.gov/Instructions/ACSSchedulingSystem.asp
2. ● Đặt lịch hẹn qua số hotline: 024 3850 5000

Một số câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Thao & Co. sẽ đưa ra lời giải đáp cho một vài thắc mắc thường nhận từ khách hàng về thủ tục này.

1. Những giấy tờ nào thường cần hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ?

Hầu hết các giấy tờ hành chính, tài liệu kinh doanh có yếu tố nước ngoài đều cần tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam. Cụ thể:

1. ● Giấy tờ cá nhân: Lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy kết hôn, hồ sơ y tế, xác nhận tình trạng hôn nhân,…
2. ● Tài liệu doanh nghiệp: Bằng sáng chế, giấy ủy quyền, xác nhận đầu tư, giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán,…
3. ● Chứng từ xuất khẩu: Chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại, chứng từ bảo hiểm,…

Tìm hiểu: Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự bằng lái xe?

2. Loại giấy tờ nào không được phép hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ thuộc các trường hợp sau đây sẽ không được chứng nhận lãnh sự:

1. ● Giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định
2. ● Giấy tờ có dấu hiệu bị làm giả
3. ● Giấy tờ được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền
4. ● Giấy tờ có con dấu, chữ ký không phải là bản gốc
5. ● Giấy tờ có nội dung ảnh hưởng lợi ích của nước Việt Nam

3. Hợp pháp hóa lãnh sự có làm hộ được không?

Hoàn toàn có thể. Quý vị có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu thông qua các đơn vị dịch vụ để tiết kiệm thời gian và công sức.

4. Có nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ hay không?

Nhìn chung, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ có nhiều bước phức tạp, yêu cầu đương đơn tìm hiểu kỹ quy định pháp luật. Chính vì vậy, quý vị có thể suy nghĩ đến việc sử dụng dịch vụ để nhận được nhiều lợi ích:

1. ● Được tư vấn về hồ sơ và quy định pháp lý kỹ càng, chính xác
2. ● Không cần phải trực tiếp nộp hồ sơ
3. ● Không tốn nhiều thời gian tìm hiểu về thủ tục

5. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là bao nhiêu?

Hiện nay, mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự quán Mỹ như sau:

1. ● Tại Việt Nam: $50 / con dấu (tỷ lệ quy đổi: $1 = 26.000đ)
2. ● Tại Hoa Kỳ: $20 / tài liệu

Nếu quý vị làm thủ tục qua đường bưu điện sẽ cần trả thêm $10 – $50 tùy vị trí và tốc độ mong muốn. Ngoài ra, còn có các khoản chi khác như phí dịch vụ, tiền in ấn,…

Dịch vụ Công chứng, HPH lãnh sự quán Mỹ uy tín

Công ty dịch thuật Thao & Co. hân hạnh giới thiệu dịch vụ công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ chất lượng cao. Trong suốt nhiều năm qua, chúng tôi đã hỗ trợ thực hiện thủ tục này thành công cho hàng nghìn bộ hồ sơ. 

Dịch vụ Dịch thuật Công chứng tại Thao & Co. được đông đảo khách hàng tin tưởng lựa chọn nhờ vào những điểm khác biệt sau: 

1. ● Thông tin về quy định, thủ tục luôn được cập nhật mới nhất.
2. ● Đội ngũ dịch giả, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm.
3. ● Tư vấn khách hàng hoàn thiện hồ sơ một cách chỉn chu.
4. ● Dịch thuật tài liệu chuẩn xác đúng yêu cầu của cơ quan chức năng.
5. ● Hoàn thành hồ sơ đúng thời gian đã thỏa thuận.
6. ● Mọi thông tin dự án được cập nhật trên nền tảng riêng nhằm tăng cường tính bảo mật, tránh làm lộ thông tin khách hàng. 

Nếu quý vị cần tư vấn thêm về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, vui lòng gửi yêu cầu tại trang Nhận Báo Giá. Chuyên viên của chúng tôi sẽ liên hệ hỗ trợ ngay trong 24H.