Biên bản cuộc họp là một trong những tài liệu đóng vai trò then chốt trong việc truyền tải thông tin đối với các công ty và doanh nghiệp. Do đó, việc dịch biên bản cuộc họp ở các công ty và doanh nghiệp đa quốc gia, với đội ngũ nhân viên sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau là rất quan trọng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tầm quan trọng cũng như những lưu ý cần biết về dịch thuật biên bản cuộc họp trong bài viết dưới đây.
Biên dịch biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) là một loại tài liệu truyền thông nội bộ, có vai trò tổng hợp lại những nội dung, ý kiến hay những quyết định đã được đưa ra trong một cuộc họp.
Dịch thuật biên bản cuộc họp là quá trình chuyển đổi một biên bản cuộc họp từ một ngôn ngữ nguồn sang một hay nhiều ngôn ngữ đích khác nhau. Yêu cầu dịch thuật này thường cần thiết ở những công ty đa quốc gia, với đội ngũ nhân viên sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Mục đích của việc dịch biên bản cuộc họp là để đảm bảo rằng tất cả các thông tin được trao đổi trong cuộc họp sẽ được truyền tải một cách rõ ràng và đầy đủ nhất tới tất cả những bên có liên quan.
Một biên bản cuộc họp thường sẽ bao gồm các yếu tố:
- ● Danh sách tham gia: Danh sách sẽ bao gồm các cá nhân cũng như các bộ phận liên quan tham gia vào cuộc họp.
- ● Các nội dung được đưa ra: Những nội dung này thường sẽ là chủ đề chính của cuộc họp, được đưa ra nhằm mục đích thảo luận.
- ● Các ý kiến đóng góp: Đây sẽ là những ý kiến của các cá nhân có mặt tại buổi họp, được đưa ra nhằm đóng góp cho nội dung cuộc họp.
- ● Các quyết định quan trọng trong buổi họp: Đây thường sẽ là những quyết định cuối cùng được đưa ra sau khi nghe những ý kiến đóng góp và những thảo luận trong toàn bộ cuộc họp.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ Dịch thuật Tổng hợp để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Các loại dịch thuật biên bản cuộc họp
Tùy thuộc vào mỗi loại biên bản và đối tượng tiếp cận biên bản, các công ty cũng như các doanh nghiệp sẽ quyết định xem việc dịch biên bản cuộc họp công ty có cần thiết hay là không. Sau đây là một số loại biên bản cuộc họp phổ biến thường được dịch:
- ● Biên bản ghi chép (Action Minute): Có thể nói đây là loại biên bản cuộc họp công ty phổ biến nhất, nội dung của biên bản bao gồm những ý kiến và những quyết định quan trọng được đưa ra trong cuộc họp.
- ● Biên bản chi tiết (Verbatim Minutes): Theo như tên gọi, loại biên bản cuộc họp này sẽ ghi lại một cách chi tiết những thông tin được đưa ra, cũng như là diễn biến của cuộc họp.
- ● Biên bản phân công (Assignment Minutes): Biên bản này sẽ tập trung ghi lại những nhiệm vụ được phân công và các đối tượng đảm nhận nhiệm vụ đó.
- ● Biên bản theo dõi (Progress Minutes): Loại biên bản này sẽ tập trung ghi lại những tiến triển, thay đổi của các nội dung được thảo luận trong cuộc họp. Loại biên bản này là những công việc đã hoàn thành, những công việc cần hoàn thành cũng như thời gian hoàn thành dự kiến của những công việc đó.
- ● Biên bản báo cáo (Report Minutes): Là loại biên bản được dùng để ghi lại thông tin và kết quả cuộc một cuộc họp, một dự án đã được thực hiện. Thông qua biên bản báo cáo, ban chỉ đạo có thể đánh giá được tình hình,
- ● Biên bản họp thường niên (Annual Meeting Minutes): Là biên bản ghi lại các thông tin của cuộc họp thường niên, biên bản thường gồm các nội dung như tình hình hoạt động, tình hình tài chính hay các kế hoạch sắp tới của công ty.
- ● Biên bản nghị quyết (Resolution Minutes): Là biên bản ghi lại các quyết định được thông qua sau quá trình thảo luận và biểu quyết.
- ● Biên bản họp khẩn (Emergency Meeting Minutes): Loại biên bản này ghi lại nội dung của một cuộc họp khẩn, cuộc họp diễn ra nhằm mục đích bàn luận, đưa ra các vấn đề, giải pháp cho một tình huống cấp bách nào đó.
Những quy tắc cần biết khi dịch thuật biên bản cuộc họp
Các biên bản này đều chứa những thông tin đặc biệt quan trọng, nên khi dịch biên bản cuộc họp công ty hay dịch biên bản cuộc họp giao ban cần hết sức chú ý. Để đảm bảo được nội dung của các biên bản này được truyền tải một cách hiệu quả nhất đến các đối tượng liên quan, dịch giả cần hiểu rõ các quy tắc sau khi dịch biên bản cuộc họp.
- ● Đảm bảo tính chính xác: Những thông tin được ghi trong biên bản cuộc họp thường sẽ rất quan trọng. Do đó nếu xảy ra một sai sót nhỏ trong việc truyền đạt có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện cũng như kết quả công việc.
- ● Đảm bảo tính khách quan: Khi dịch tài liệu tổng hợp cần đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách khách quan, không bị tác động bởi bất cứ yếu tố nào khác.
- ● Văn phong của biên bản: Các biên bản cuộc họp thường sẽ có phạm vi đối tượng tiếp cận khá rộng, bao gồm nhiều cấp bậc khác nhau trong cùng một hoặc nhiều công ty. Do đó, văn phong của biên bản cần đảm bảo tính chuyên nghiệp và trang trọng,
- ● Tính bảo mật của biên bản: Các biên bản cuộc họp thường ghi lại nội dung của những cuộc họp nội bộ của công ty, do đó việc bảo mật là hết sức quan trọng. Các dịch giả cũng như các bên cung cấp cần đặc biệt lưu ý về việc bảo mật thông tin của biên bản.
Chi phí dịch thuật biên bản cuộc họp
Đối với mỗi dự án dịch biên bản cuộc họp thường sẽ có những mức giá khác nhau, tùy thuộc vào một số yếu tố:
- ● Độ dài của biên bản: Đây là yếu tố hàng đầu quyết định đến mức giá cũng như chi phí của các dịch vụ dịch thuật.
- ● Ngôn ngữ gốc và ngôn ngữ đích: Nếu cặp ngôn ngữ dịch thuộc loại ngôn ngữ hiếm và có độ khó cao, thì chi phí của hoạt động dịch thuật thường sẽ cao hơn và ngược lại.
- ● Độ phức tạp: Các biên bản cuộc họp của các công ty thường bao gồm các thông tin về lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh của công ty. Do đó tùy vào lĩnh vực hoạt động của công ty đó, nội dung sẽ bao gồm các từ ngữ hay thông tin chuyên ngành. Ở các chuyên ngành độ phức tạp cao thì mức giá dịch thuật sẽ cao hơn và ngược lại.
- ● Độ khẩn cấp: Một số dự án dịch thuật yêu cầu cần được hoàn thành trong thời gian ngắn sẽ có mức chi phí cao hơn.
- ● Các yêu cầu bổ sung: Để đảm bảo tính chính xác cũng như tính khách quan của biên bản cuộc họp, các công ty hay doanh nghiệp thường có những yêu cầu về chứng thực bản dịch, đây cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến mức giá dịch thuật. Riêng ở Thao & Co. các giấy chứng thực bản dịch sẽ được hỗ trợ miễn phí cho quý vị.
Dịch vụ dịch thuật biên bản cuộc họp chuyên nghiệp
Việc dịch biên bản cuộc họp đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các dự án từ đơn giản đến quan trọng của bất cứ công ty hay doanh nghiệp nào. Một biên bản cuộc họp được dịch một cách chất lượng sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc truyền đạt những thông tin quan trọng của cuộc họp đến với các cá nhân hay hội nhóm trong công ty.
Hiểu được tầm ảnh hưởng của việc dịch biên bản cuộc họp đến sự phát triển của các công ty và doanh nghiệp, công ty dịch thuật Thao & Co. luôn chú trọng đảm bảo chất lượng của từng dịch vụ. Với đội ngũ dịch giả giàu kinh nghiệm, am hiểu kiến thức ở nhiều lĩnh vực, chúng tôi sẽ mang đến những bản dịch biên bản cuộc họp chuẩn xác và chất lượng.
Để tìm hiểu thông tin chi tiết về dịch vụ dịch thuật tổng hợp, mời quý vị truy cập vào Nhận Báo Giá để kết nối với chúng tôi một cách nhanh nhất.
