Có thể quý vị đã nghe về Chứng nhận lãnh sự và Chứng nhận Apostille khi thực hiện các thủ tục để sử dụng giấy tờ ở nước ngoài. Mặc dù hai chứng nhận này đều có chung mục đích là cho phép những giấy tờ hành chính được sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác, quý vị vẫn cần biết cách phân biệt hai loại chứng nhận này trước khi bắt tay vào hợp pháp hóa giấy tờ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ không đào sâu về các yêu cầu hay quy trình, vì những thông tin này có thể gây rối nếu quý vị chỉ mới tìm hiểu chủ đề này. Thay vào đó, chúng tôi sẽ đưa ra những góc nhìn tổng quan xoay quanh sự khác biệt giữa Chứng nhận lãnh sự và Chứng nhận Apostille để quý vị có thể biết được loại chứng nhận nào là phù hợp cho giấy tờ của mình.
Chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự là một loại giấy chứng nhận được Viên lãnh sự đóng dấu mộc và dán lên giấy tờ hành chính để công nhận tính xác thực của giấy tờ đó. Tuy nhiên, Chứng nhận lãnh sự chỉ đơn thuần xác minh chữ ký, con dấu, và chức vụ của người viên chức ký tên trên giấy tờ, không phải nội dung văn bản.
Quý vị có thể tham khảo bài viết Chứng nhận lãnh sự để tìm hiểu thêm chi tiết!
Theo Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, chứng nhận Apostille là một loại chứng thực được cấp dựa theo các quy định của Công ước LaHay về Apostille. Tương tự như Chứng nhận lãnh sự, Chứng nhận Apostille cũng chỉ xác minh con dấu và chữ ký của người viên chức trên các giấy tờ cấp bởi một cơ quan hành chính.
Quý vị cần ghi nhớ những định nghĩa bên trên bởi vì các khái niệm này liên quan đến những khác biệt cơ bản giữa Chứng nhận lãnh sự và Chứng nhận Apostille. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đưa ra những giải thích đơn giản về hai thuật ngữ này để quý vị có thể dễ dàng nắm bắt:
Thủ tục chứng nhận lãnh sự giúp chính phủ địa phương kiểm soát các giấy tờ nước ngoài được sử dụng trong đất nước của họ. Từ đó họ có thể đảm bảo rằng các giấy tờ nước ngoài này là hợp lệ và tuân thủ pháp luật quốc gia.
Theo Hội nghị LaHay về Tư pháp Quốc tế (HCCH), hệ thống Apostille giúp tối giản quy trình hợp pháp hóa giấy tờ cấp bởi một quốc gia khác. Nhờ đó, cá nhân và doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho những thủ tục hành chính rườm rà. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ vẫn yêu cầu chứng nhận lãnh sự vì một số lý do đặc biệt.
Chứng nhận Apostille áp dụng cho những quốc gia thành viên của Công ước LaHay năm 1961. Mặt khác, Chứng nhận lãnh sự được yêu cầu đối với những quốc gia không phải thành viên của Công ước này.
Nếu một trong hai quốc gia nơi cấp và nơi đến không phải là thành viên của Công ước Apostille, quý vị sẽ cần làm thủ tục Hợp pháp hóa Lãnh sự. Ví dụ, giấy tờ cấp bởi Hoa Kỳ sẽ cần xin Chứng nhận lãnh sự trước khi được sử dụng tại Việt Nam.
Số thành viên của công ước này tính đến hiện tại là 126 quốc gia, trong đó bao gồm:
Thủ tục chứng nhận lãnh sự bao gồm nhiều cơ quan của các quốc gia liên quan. Sau khi chứng nhận lãnh sự các giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi cấp, quý vị còn cần thực hiện thêm bước chứng nhận lãnh sự và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi đến.
Quy trình hợp pháp hóa Apostille cũng tương tự nhưng thay thế các thủ tục chứng nhận lãnh sự bằng một bước duy nhất là xin chứng nhận Apostille tại quốc gia nơi cấp giấy tờ. Một văn bản có dán chứng nhận Apostille sẽ được công nhận hiệu lực pháp lý trên tất cả 125 nước thành viên của Công ước LaHay. Quý vị không cần xin thêm chứng thực từ lãnh sự quán hay đại sứ quán của các quốc gia liên quan.
Có nhiều trường hợp quý vị sẽ cần xin Chứng nhận lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille. Đa số trường hợp liên quan đến các mục đích pháp lý như làm thủ tục định cư, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu, hoặc các hoạt động kinh tế, v.v.
Nhận biết rõ loại chứng nhận nào được yêu cầu sẽ giúp quý vị tránh khỏi việc làm nhầm thủ tục. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp quý vị biết được khi nào cần xin Chứng nhận lãnh sự hay Chứng nhận Apostille cho giấy tờ của mình:
1. Hãy kiểm tra các yêu cầu dành cho thủ tục giấy tờ của quý vị.
Đây là bước quan trọng vì không phải trường hợp nào cũng yêu cầu giấy tờ phải được hợp pháp hóa để được sử dụng ở nước ngoài. Chứng nhận Apostille và Chứng nhận lãnh sự thường được yêu cầu đối với các giấy tờ chính thức như hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bằng lái xe, giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng, v.v.
2. Hãy kiểm tra xem quốc gia nơi cấp và quốc gia nơi sử dụng giấy tờ có phải là thành viên Công ước Apostille không.
Quý vị có thể tìm danh sách thành viên cập nhật mới nhất trên website của HCCH hoặc trong bảng bên trên.
3. Kiểm tra các yêu cầu của Chứng nhận lãnh sự hoặc Chứng nhận Apostille.
Chứng nhận lãnh sự và Chứng nhận Apostille chỉ xác minh các giấy tờ đã có dấu mộc của Công chứng viên. Hơn nữa, nếu quốc gia nơi cấp và quốc gia nơi đến không sử dụng cùng ngôn ngữ, quý vị có thể sẽ cần dịch thuật công chứng các giấy tờ của mình và các bản chứng nhận lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille liên quan.
Các yêu cầu cụ thể khác biệt theo từng đất nước và cơ quan xét duyệt. Quý vị có thể tìm hiểu những quy định chi tiết trên website chính thức của các cơ quan ngoại giao tại quốc gia nơi đến.
Kể từ năm 2013, Việt Nam đã gia nhập Công ước LaHay đối với một số điều khoản nhất định. Tuy nhiên, Công ước Apostille không nằm trong số các điều khoản này, vì vậy người nước ngoài và các công ty đa quốc gia vẫn cần đến Chứng nhận lãnh sự. Trong hầu hết các trường hợp, các giấy tờ cũng cần được dịch sang tiếng Việt trước khi nộp cho chính phủ phê duyệt và đưa vào sử dụng.
Thủ tục Chứng nhận lãnh sự có thể là một trở ngại đối với người ngoại quốc, đặc biệt là những ai đã quen sử dụng hệ thống Apostille. Hiểu được khó khăn này, Thao & Co. giới thiệu dịch vụ dịch thuật chứng thực hỗ trợ công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự để đem đến sự thuận tiện tối ưu cho khách hàng. Là một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp, chúng tôi biết cách xử lý những thủ tục phức tạp, đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu về dịch thuật và chứng thực giấy tờ.
Để biết thêm thông tin chi tiết, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua website Thaonco.com hoặc ấn chọn nút Nhận báo giá!
