Apostille là gì? Khi nào cần và tìm dịch vụ uy tín ở đâu?

Khi thực hiện thủ tục hành chính ở nước ngoài, việc hợp pháp hóa các giấy tờ cá nhân là điều bắt buộc. Nhằm mục đích tạo thuận lợi cho việc giao lưu, hợp tác quốc tế, Apostille ra đời như một bước tiến giúp tối giản các quy trình, thủ tục với các giấy tờ công. Vậy Apostille là gì? Thủ tục xin cấp loại chứng nhận này ra sao? Câu trả lời sẽ được Thao & Co. giải đáp trong bài viết này.

Apostille là gì?

Khi đến du lịch, làm việc, sinh sống ở một quốc gia khác, các loại giấy tờ, tài liệu cá nhân nếu muốn được chấp nhận và sử dụng hợp pháp cần được chính phủ của nước sở tại công nhận. Hiểu một cách đơn giản, chứng nhận Apostille là một loại chứng thực được cấp dựa theo các quy định Công ước LaHay về Apostille nhằm xác minh con dấu và chữ ký trên giấy tờ được cấp bởi một cơ quan hành chính. 

Apostille thường được cấp bởi Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần sử dụng. Chứng nhận Apostille chỉ áp dụng cho những quốc gia là thành viên của Công ước LaHay năm 1961. Dưới đây là danh sách 126 quốc gia tham gia Công ước Apostille tính đến thời điểm hiện tại: 

Chứng nhận Apostille thường được yêu cầu thực hiện cho các loại giấy tờ như: 

Giấy tờ cá nhân

1. ● Giấy khai sinh
2. ● Giấy chứng tử
3. ● Giấy chứng nhận kết hôn
4. ● Giấy chứng nhận ly hôn
5. ● Hộ chiếu
6. ● Giấy phép lái xe
7. ● Bằng tốt nghiệp
8. ● Các giấy tờ xuất nhập cảnh khác khi một cá nhân sinh sống, làm việc, học tập, kết hôn hay định cư tại nước ngoài. 

Giấy tờ doanh nghiệp

1. ● Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
2. ● Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
3. ● Giấy chứng nhận thành lập tổ chức tại nước ngoài
4. ● Báo cáo tài chính
5. ● Xác nhận nghĩa vụ thuế

Trường hợp nào cần xin cấp Apostille cho giấy tờ?

Các cá nhân, tổ chức quốc tế thuộc những trường hợp sau cần xuất trình các giấy tờ đã được cấp Apostille để hỗ trợ cho việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến: 

1. ● Du học 
2. ● Xuất khẩu lao động
3. ● Định cư tại nước ngoài
4. ● Kết hôn/ ly hôn với người ngoại quốc
5. ● Vụ kiện có yếu tố nước ngoài
6. ● Tiến hành kinh doanh, bổ sung ngành nghề kinh doanh
7. ● Xuất nhập khẩu hàng hóa
8. ● Chuyển nhượng vốn với các doanh nghiệp đa quốc gia
9. ● Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
10. ● Thành lập công ty vốn đầu tư nước ngoài
11. ● Công bố lưu hành sản phẩm tại nước ngoài
12. ● Đăng ký nhãn hiệu tại nước ngoài
13. ● V.v

Theo quy định của Công ước LaHay (Hague Apostille), các giấy tờ công sau sẽ có thể tiến hành xin cấp Apostille:

1. ● Giấy tờ lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án/cơ quan tài phán quốc gia như: Công tố viên, thư ký tòa án, thừa phát lại.
2. ● Giấy tờ hành chính
3. ● Văn bản công chứng
4. ● Biên bản chứng nhận được ký với tư cách cá nhân: Chứng nhận việc đăng ký một giấy tờ, văn bản ghi nhận một sự việc, chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

Nhìn chung, hầu hết mọi giấy tờ pháp lý đều có thể xin cấp chứng nhận Apostille trừ một số trường hợp sau: 

1. ● Tài liệu viết bởi viên chức lãnh sự hoặc ngoại giao
2. ● Tài liệu hành chính liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan 

Công chứng viên có cấp Apostille cho giấy tờ không?

Câu trả lời là không. Đơn vị có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille gồm: 

1. ● Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp tài liệu, giấy tờ
2. ● Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài.

Một điểm cần lưu ý là các cơ quan này phải trực thuộc danh sách các quốc gia thành viên của Apostille mới có thẩm quyền cấp loại chứng nhận này.

Apostille và Chứng nhận Lãnh sự có gì khác nhau?

Apostille và Chứng nhận lãnh sự đều là hai quy trình bắt buộc nếu quý vị muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu ở một quốc giá khác. Tuy nhiên, hai hình thức này vẫn có sự khác nhau về mục đích, phạm vi áp dụng.

Mục đích

Chứng nhận lãnh sự giúp chính phủ địa phương dễ dàng kiểm soát các giấy tờ nước ngoài sử dụng tại đất được của họ nhằm đảm bảo các giấy tờ này hợp lệ, tuân thủ luật pháp quốc gia.

Theo Hội nghị LaHay về Tư pháp Quốc tế (HCCH), hệ thống Apostille giúp các doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, công sức cho những thủ tục hành chính thông qua việc tối giản quy trình hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài. Tuy nhiên, trong một số trường hợp ngoại lệ, cơ quan chức năng vẫn yêu cầu chứng nhận lãnh sự.

Phạm vi áp dụng

Chứng nhận Apostille áp dụng cho những quốc gia là thành viên của Công ước LaHay năm 1961. Ngược lại, Chứng nhận lãnh sự được yêu cầu đối với những quốc gia không phải thành viên của Công ước này.

Khi xét quốc gia nơi cấp giấy tờ và quốc gia nơi đến, nếu có một trong hai không thuộc thành viên của Công ước Apostille, quý vị sẽ cần thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa Lãnh sự. Ví dụ: Giấy tờ được cấp bởi Hoa Kỳ sẽ cần xin Hợp pháp hóa lãnh sự để có thể sử dụng tại Việt Nam.

Thủ tục xin Apostille cho giấy tờ pháp lý

Trình tự thủ tục xin cấp Apostille cụ thể như sau: 

1. Bước 1: Pháp nhân nước ngoài chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp Apostille gồm:  Tờ khai, CCCD/hộ chiếu, bản chính và bản sao y công chứng giấy tờ đề nghị được cấp Apostille, bản dịch công chứng giấy tờ xin cấp Apostille theo ngôn ngữ được yêu cầu.
2. Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và có thể yêu cầu bổ sung thêm tài liệu, giấy tờ phục vụ cho việc xác thực nếu cần thiết.
3. Bước 3: Bộ Ngoại giao tiến hành việc cấp chứng nhận Apostille trên cơ sở đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu nhận được. 
4. Bước 4: Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự

Trước khi xin Apostille, quý vị cần công chứng và dịch thuật giấy tờ nếu quốc gia nơi đến không sử dụng cùng ngôn ngữ với nơi cấp giấy tờ. Như vậy tổng thời gian nộp hồ sơ và xét duyệt Apostile có thể mất từ 2-3 ngày. Hiện nay nhiều đơn vị dịch thuật hỗ trợ kèm với dịch vụ Apostille giúp tiết kiệm công sức và thời gian mà quý vị cũng có thể tham khảo.

Dịch vụ làm Apostille chuyên nghiệp và nhanh chóng

Thủ tục xin cấp Apostille với nhiều thủ tục và giấy tờ liên quan đến pháp luật có thể gây trở ngại với người nước ngoài, đặc biệt với những đối tượng đã quen sử dụng chứng nhận lãnh sự. Hiểu được khó khăn này, Công ty Dịch Thuật Thao & Co., hân hạnh giới thiệu dịch vụ dịch thuật công chứng hỗ trợ làm Apostille chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng.

Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng các loại giấy tờ hành chính, pháp lý phức tạp, chúng tôi cam kết có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, mang đến sự hài lòng và thuận tiện tối ưu cho quý vị.

Vậy chúng tôi sở hữu những điểm mạnh gì khiến đông đảo khách hàng đã tin tưởng lựa chọn trong suốt nhiều năm qua?

1. ● Đội ngũ chuyên viên tư vấn tận tình, hỗ trợ hoàn toàn miễn phí
2. ● Dịch thuật +50 ngôn ngữ từ phổ biến đến hiếm gặp: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban nha, tiếng Hàn, tiếng Nhật…
3. ● Dịch thuật các giấy tờ xin cấp Apostille chuẩn chỉnh, thực hiện bởi các dịch giả chuyên nghiệp.
4. ● Quy trình làm việc khoa học, tinh gọn, tối ưu hóa thời gian
5. ● Chi phí minh bạch, cạnh tranh
6. ● Bảo mật nghiêm ngặt thông tin khách hàng và các giấy tờ trong dự án
7. ● Nền tảng độc quyền của Thao & Co. giúp khách hàng thuận tiện trong việc theo dõi tiến độ dự án của mình.

Xin chứng nhận Apostille là một công đoạn quan trọng, giúp quá trình học tập, kinh doanh, làm việc của quý vị được thuận lợi. Vì vậy, nếu quý vị đang có nhu cầu tìm hiểu thêm về thủ tục, quy định xin Apostille cũng như cần tư vấn thêm về dịch vụ của Thao & Co., hãy liên hệ với chúng tôi tại trang Nhận báo giá. Thao & Co,. luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đồng hành cùng quý vị.